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【WinActor 導入事例】4,500回のクリックがゼロになり、作業日数も15日→1日に短縮!株式会社セキュリティロード

宮崎県・熊本県・鹿児島県全域で、イベントや交通誘導などの警備を行っている株式会社セキュリティロード(以下、セキュリティロード)は、業務改革を行うため2019年5月に WinActorを導入しました。導入から約1年、どのような作業を自動化し、どれだけの効率化が図れたのか。代表取締役社長 齊藤様、総務・経理課係長 江藤様、警備管理課係長 沢村様にお話を伺いました。

きっかけは “同じデータの2度打ち3度打ちを無くしたい!”

RPA導入のきっかけは何ですか?

江藤様:元々「RPA」という言葉自体知りませんでした。研修を受けたときに、事務の効率化の手段の一つとしてRPAのことが資料に書いていて、なんだろうと思って調べたら「自動化するもの」というのを発見しました。

齊藤様:年に1回、いろんな業者さんが集まる展示会があるんですが、それに行ったときにうちの江藤から「RPAうちで使えそうで興味あるんですけど」と相談を受けて、一緒に説明を聞いて「これは使える!」と思いました。というのが、経理業務で2度打ち3度打ちを結構やっていて、それをやらないためにシステム改修も考えたんですが、RPAの方がコスパが良かったので、すぐにRPAにシフトしました。

株式会社セキュリティーロード 齊藤様

見やすいインターフェイスと、プログラミングの知識がなくてもできる操作性が決め手!

最終的に WinActorに決めた選定理由を教えてください。

齊藤様:当初は別のRPAを検討していたんですが、以前スパークジャパンさんに作ってもらったシステムとの連携ができるか確認をとったときに、スパークジャパンさんでもRPAを取り扱いしているという話だったので、すぐ来てもらいました。

江藤様:そこで WinActorのデモをしてくれて、こっちの方がインターフェイスが見やすいなと思いました。それに WinActorはプログラミングではなく、フローチャートを作る感覚で作れるじゃないですか。あれが分かりやすかったです。今後、私以外でもやることを考えたら、WinActorの方が良いなという感じがしたんです。

沢村様:私の場合、プログラミングの知識はまったくありませんでしたが、それでもできました。江藤が不在で頼れなかったときに、教えてもらったことと教本を参考にやってみたら、うまく起動したので良かったです。

江藤様:実際にこうやって、プログラミングの知識がない者でもできているので、正解だったと私は思っています。

齊藤様:あと、可能性がかなり広がりましたね。いろんなシステムを合体して使おうと思っていたのが、WinActorを使うことで合体しなくても完結するようになりました。わざわざお金かけてシステム改修しなくても、WinActorでできることはたくさんあるし、これは大きなポイントでした。

5日も時間を取られていた作業がたった1時間に短縮。さらに毎月500枚使用していた紙もゼロに!

まずはどんな作業から自動化に取り組みましたか?

株式会社セキュリティーロード 江藤様

江藤様:これからゾッとする話をしますけど、いいですか?給与情報を基幹システムからExcel出力して、それを紙に印刷して、それを確認・修正して、さらにそれを別の給与計算ソフトに入力している状況だったんです。その入力フォームも1件につき20~30項目あって。これは確実にヒューマンエラーが発生するし、月の上旬のほとんどがそこにリソースを取られていたので、なんとかしたいなと思ったのが一番のきっかけでした。

それに、従業員1人につき1枚なので毎月500枚近く…。印刷して入力したら、その500枚捨てますからね。給与情報だから裏紙とかにも使えなくて、破棄せざるを得なくて、コスト的にもムダだなと思いました。

その作業のどの部分を WinActorで自動化したんですか?

江藤様:現状は、基幹システムからExcel出力したデータを、給与計算ソフトに取り込むCSVファイルに転記する作業を WinActorにやってもらってます。以前はその入力作業だけで4~5日かかっていたんですが、今では6時間くらいになりました。その6時間も WinActorのシナリオが動いている時間であって、前後の人間がする作業は1時間あるかないかなので、だいぶ軽減されたと思います。前日の夜に WinActorをスタートして帰れば、翌朝には終わっているので、あとは最終的に人間がチェックして取り込むだけになりました。

自動化する前と後では、仕事の量もそうですが質も違うのかなと思います。以前は転記や入力することに必死になって、それ以外に関わることができませんでしたが、 WinActor導入後は経理として本来の業務が行えるようになりました。紙で印刷することもなくなったので、コスト削減にもなっています。

4,500回のクリックがゼロになり、作業日数も15日→1日に短縮!

他には、どんな作業を自動化しましたか?

沢村様:あとは、警備員さんの賃金の運用方法を変えました。元々4,500回くらいの単純なクリック作業があって、それを自動化しました。警備員さんが勤務日数や時間を手書きしたものを提出して、それを基幹システムに入力して、給与計算ソフトにも入力して、という作業を1人でやっていたんです。というかその人しか出来なかった。そのために14~15日かかっていたんです。

江藤様:ただひたすら「確定」「確定」「確定」…と押さないといけなくて、当然ブラウザの遷移時間もかかるじゃないですか。「確定」押して待って、また「確定」押して待って…。そのために人1人置くのが無駄だなと、それこそ WinActorの出番だなと思ったんです。

沢村様:今は給与計算ソフトに入力するのをやめて、基幹システムのシフト登録のみにしたんです。シフトも複数パターンあるし、勤務の交代とかしているので、確認と入力だけは人間がして、そこだけは人件費をかけて、でも入力してしまえば、あとは WinActorが「確定」ボタンを押すだけ。1人しかできなかったものが誰でもできるようになり、1日かかるかかからないかというレベルになりました。この作業のために、毎月14~15日後に取りかかっていた提出書類の作成も、5~6日目には着手できているので、ものすごく短縮されました。

プログラミング未経験でも、研修から1ヶ月でシナリオ作成~運用開始ができた

沢村様は研修を受けてから1ヶ月でシナリオ作成されたとのことですが、難しくなかったですか?

株式会社セキュリティーロード 沢村様

沢村様:この確定ボタンのクリック作業を今回私が任されていて、私が確定を押さないと週明けに経理の方々に迷惑かけるから、土日に出てきて手作業でやろうかどうか迷ったんですけど。シナリオ組んでみようかなと思って、やってみたら意外と簡単にできました。単純なものですけど。

私はPC操作を習ったこともないし、仕事をしながら使い方を覚えている感じなんですけど、それでも出来ました。
だから、仕組さえ分かればそんなに難しいツールではないと思います。

最初は反発されるも、今では社内から喜びの声が

これまでの業務フローや仕組みを変えることに対して、従業員の皆さまの反応はどうでしたか?

沢村様:めっちゃ反発きましたよ。やっぱり信じてないんですよ。だけど、1ヶ月に1回しかその作業はないし、1ヶ月では結果は出ないから、3ヶ月くらいやってみようかって言って。1回目は人間の入力ミスがあり結果うまくいきませんでしたが、2回目では入力ミスもなく WinActorも正常に動いたので良かったです。

警備員さんの賃金だから、WinActorが確定したものを人間がダブルチェックしてるんですけど、人間が入力ミスさえしなければ、来月からはダブルチェックもいらないんじゃないかなって。それで、次の段階にいければもっと早くなると思います。

以前、1人で担当していた人は、その期間は「私には仕事を振らないでください」というオーラを放っていたんですが、「WinActorを導入して良かった」と言ってもらえました。他の経理課の人たちからも、今となってしまえば WinActorの方が処理が速いっと言ってもらえたので、良かったなと思います。

今後は、作業を極力減らして、“人間にしかできない仕事” に専念していく

今後は、どのようなことを自動化したり、WinActorを活用していきたいですか?今後の展望を教えてください。

齊藤様:今は経理側と管理側だけですけど、本来は現場寄りの人間にもう一人くらい研修を受けさせると、もっと改善案が出てくると思うんです。まだ、他にも2度打ちしているものとか、無駄がかなりあるんですよ。そういう要望が社内からどんどん上がってくるようになると、より良いと思うんですよね。まだ自動化したのは2~3つだけですが、WinActorをもっと活用できればより効率的になるし、時間短縮になるし。良いことしかないんじゃないんですか?それをまずやってくれるのが、この二人ですね。

江藤様:私一人だったら、どうしても私の身の周りのことしか改善することもできないし、視点も狭まると思うんです。でも別部署の沢村とか、それ以外からも意見をもらうことができれば、より広い範囲で WinActorを活用して効率化できるので、そこが理想としているところですね。基本的には、転記をするというのがうちで問題になっている部分なので、そこを無くしていこうかなと。なるべく人間は考えたり判断することに集中できるように変えていきたいですね。

株式会社セキュリティーロード 沢村様 江藤様

沢村様:社内から自動化の依頼はいっぱいくるんですが、何が一番有用かということですよね。人がいない時間帯に動かすことを前提にしていた方が無難だし。昼間の時間帯に使うプログラムと、夜の時間帯に使うプログラムと2つに分けないとフル稼働できないと思うんですよ。それを今後話し合っていきたいなと思ってます。

齊藤様:あとは、統計関係で活用したいですね。今は1つの統計で、それぞれのフォーマットで会議に出ているので、確認が煩雑なんですよ。共通のフォーマットを WinActorで自動作成できれば、会議の効率も上がるし、同じ視点で物事を考えることができると思います。これはもう今年中に取り組みたいですね。あとは契約管理とか。作った見積がそのまま基幹システムに連携されれば、見積り額をシステムに登録する手間もなくなるし。作業は極力減らして、自分にしかできない、自分たちの本来やるべき仕事に専念して欲しいと思ってます。

(インタビュー日:2020年7月21日)

会社名    株式会社セキュリティロード
URL      http://1987ser.co.jp/
事業内容   交通誘導警備/イベント警備/駐車場警備/施設警備/高速道路警備/列車見張
従業員数   595名(2020年4月現在)
インタビュー 代表取締役社長 齊藤慎介様、総務・経理課係長 江藤鉄朗様、警備管理課係長 沢村勝様