【DX第2弾】1,000名規模のワークフロー改革。「紙」をなくし、拠点間のタイムラグをゼロへ株式会社エフオーテクニカ

株式会社エフオーテクニカ 様

宮崎県を中心に長崎、大分など複数拠点で人材派遣や製造請負、技術系事業を展開する株式会社エフオーテクニカ。同社は2025年、第一弾として取り組んだ「人材採用管理」の効率化に続き、DX推進の第2弾として「経理・総務関連の社内申請」のデジタル化に着手しました。

これまで、遠隔拠点からの各種申請は郵送による紙のやり取りに頼っており、書類が本社に届くまでに「空白の1週間」が生じることが常態化していました。1,000名規模の組織において、このアナログ運用の限界をいかにして突破し、全社的な業務スピードを底上げしたのか。そこには、高額な専用システムに頼らず、IT未経験の現場担当者を主担当に抜擢して「自社に最適な形」を自ら構築するという、同社ならではの挑戦がありました。

今回は、導入を牽引した管理本部の担当者お二人に、構築の裏側と劇的な変化について詳しくお話を伺いました。

抱えていた課題：業務を圧迫する「郵送の壁」と「アナログ運用の限界」

先にシステム化した採用管理業務の一方で、経理や総務の現場には、まだ根深い「アナログな壁」が残っていました。特に長崎などの遠隔拠点からの申請はすべて郵送で行われていたため、書類が本社へ届くまでの「空白の1週間」が、会社全体の意思決定や業務スピードを著しく停滞させていたのです。

現場を悩ませていたのは、それだけではありません。手書き運用ゆえの記入漏れや、古いフォーマットをそのまま使ってしまうことによる「出し直し」が頻発。受け取る側も、読みづらい文字の判読、Excelへの転記、原本との照合作業といった「確認業務」に膨大な時間を奪われていました。

こうしたアナログな業務プロセスは、1,000名規模の組織にとって物理的・時間的な大きな障壁となり、本来注力すべき業務を著しく圧迫していたのです。

株式会社エフオーテクニカ
管理本部 経理課 課長 安達 孝幸 氏

導入の決め手：1,000名でも低コスト。伴走支援が「未経験からの自走」を後押し

導入にあたって最大のネックとなったのはコストでした。1ユーザー月額500円程度の汎用システムでは、1,000名規模の同社では年間600万円ものランニングコストが発生します。

「たまにしか申請しない社員もいる中で、ここまでの投資は難しい」と検討が難航するなか、スパークジャパン株式会社様から提案されたのが、kintoneと連携ツールを組み合わせてコストを年間100万円程度に抑える仕組みでした。

自社で運用・改善を完結できる柔軟性も導入の鍵となりました。管理本部の安達課長は、実務に精通した黒木華琳氏を主担当に抜擢。IT専門職ではないものの、ノーコードでアプリ構築ができるkintoneなら「実務経験豊富な彼女こそが、最適なシステムを作り上げられるはずだ」と考えたのです。

スパークジャパン株式会社様による現地での伴走支援や設計のハウツー提供を受けたことで、「自分たちの手で現場が使いやすい画面を作れる」という確信が持てました。こうして、IT未経験の担当者による二人三脚のアプリ構築がスタートしたのです。

実際のkintoneの画面

• 直感的に操作できる分かりやすいUIで、ITに不慣れな方でも扱いやすいのが特長。
• 経費精算や備品発注アプリなどを、プログラミング不要のドラッグ＆ドロップで作成。
• 拠点ごとに異なる複雑な承認ルート（部長・課長の有無など）も個別に設定可能。
• 申請状況がリアルタイムで可視化され、スマホからも承認作業が可能に。

導入効果：IT未経験の黒木氏が5ヶ月でアプリを内製。現場の目線で「使いやすさ」を追求

kintone導入による効果は、単なるデジタル化に留まりません。構築を担当した黒木氏は、ITの勉強やプログラムの経験は一切ありませんでしたが、実務での困りごとを直接形にできるkintoneの特性を活かし、わずか5ヶ月間で経費精算や備品発注など計8つのワークフローアプリを内製しました。

特に工夫したのは、現場のリテラシー差への配慮です。紙の運用時に行っていた視覚的な分かりやすさを画面上で再現したり、トップ画面に自作のマニュアルを配置したりしました。さらに、黒木氏自らが長崎などの各事業所に足を運び、対面でレクチャーを行うことで、現場の不安を直接解消。

結果として、運用開始から数ヶ月で約1,000件の申請が電子化されるという驚異的なスピードで浸透しました。

株式会社エフオーテクニカ
管理部 経理課 黒木 華琳 氏

ほかにもこんな効果が！！

承認スピードの劇的向上と「空白の1週間」の解消

郵送に頼っていた拠点間申請がリアルタイム化。スマホからも承認・決済が可能になったことで、これまで最長1週間以上かかっていたプロセスが数時間に短縮されるケースも増えています。

「どこで止まっているか」の可視化でストレス軽減

申請者本人が進捗をいつでも確認できるため、電話やメールでの督促が不要に。「出した・出さない」の不毛なやり取りがなくなり、心理的な負荷も大幅に削減されました。

記入漏れ・ミスの一掃による生産性向上

デジタルフォーム化により、必須項目の未記入や旧フォーマットの使用が物理的に不可能に。経理担当者の照合作業や差し戻しの工数が激減し、本来の業務に集中できる時間が増えました。

ペーパーレス化によるコストとスペースの削減

年間数千枚規模におよぶ紙の消費が抑制され、保管スペースや廃棄コストの削減に寄与。環境負荷の低減とオフィス美化を同時に実現しています。

今後の展開：全社的なDXの展開

提供したサービス等の情報